個人情報の取り扱いについて

佐野日本大学短期大学 個人情報保護規程

(平成17年9月14日制定)

(目 的)

第1条 佐野短期大学(以下「本学」という。)は個人情報保護法および、佐野日本大学学園個人情報保護規程に基づき個人情報の保護が、人格の尊厳に由来する基本的人権の保障に係る問題であることを深く認識し、本学が保有する個人情報の取扱いに関する基本事項を定める。



(用語の定義)

第2条 この規則において、「学生」とは次の各号によるものとし、「教職員」とは専任の教職員ならびに本学の業務に直接かかわりがあり、またはかかわりがあった者をいう。

(1)「本学において教育を受けている者」で在学生、科目等履修生や聴講生など。

(2)「本学において教育を受けようとする者」で受験生、入学前の合格者、入学ガイダンスへの参加者など。

(3)「過去において、本学において教育を受けた者」で卒業生、中退、転校生など。

(4)「過去において、本学において教育を受けようとした者」で不合格者や入学辞退者など。

2. この規則において、「個人情報」とは次の各号によるものとする。

(1)学生について特定の個人が識別されるもの(氏名、住所、生年月日、電話番号)。

(2)個人が識別され得るもの(映像、デジタル記録等)。

(3)個人を特定できないものであっても、学内で対応付けられた個人情報があるもの。(学籍番号、IPアドレス等)

(4)教職員が業務上取得または作成した情報(文書、写真、フィルム、磁気テープその他これらに類するものに記録されたものを含む)。

3.この規則において「個人情報データベース」とは、個人情報が含まれる情報の集まりで、検索できる状態のものであって、ユーザーIDとユーザーが記録されているログ情報ファイル、紙ベースの住所録や名刺など整理されて検索できる利用可能な状態のデータベースをいう。



(責 務)

第3条 学長はこの規則の目的を達成するため個人情報の保護に関し次の各号に対する必要な措置を講じなければならない。

(1)利用目的の特定・公表

(2)適正管理、利用、第三者への提供

(3)本人の権利と関与

(4)本人の権利への対応

(5)苦情の処理

2.教職員または教職員であった者は、業務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。

3.学生、教職員は個人情報保護の重要性を認識し、本規則によって学生個人の権利利益を侵害しないように努めなければならない。



(個人情報収集の制限)

第4条 教職員が業務上学生の個人情報を収集するときは、利用目的を明確に特定・公表し、その目的達成に必要な最小限度の範囲で収集しなければならない。

2.あらかじめ個人情報を「第三者に提供」することを想定している場合には、利用目的で、その旨特定しなければならない。

3.インターネットのCGI等での個人情報の入力には、入力ホームページ内には必ず利用目的をユーザーの目に付く位置に記載しなければならない。

4.教職員が業務上、個人情報を収集するときは、適正かつ公正な手段により、次の各号のいずれかに該当するときを除き、直接本人から収集しなければならない。

(1)本人の同意があるとき。

(2)個人の生命、身体、健康、財産に対する急迫の危険を避けるためにやむを得ないと認められるとき。

(3)教員の教育指導上特段の必要性があるとき。

(4)法の定めるところにより、行政機関から依頼があったとき。

(5)指導または相談援助に関わって、本人から収集したのでは目的を達成することができないか、業務に支障があると認められるとき。

(6)学長が正当な理由があると認めたとき。



(個人情報の適正管理)

第5条 学長は、個人情報の保護のため、次の各号に掲げる事項について、適正で安全な措置を講じなければならない。

(1)紛失、滅失、毀損、破壊その他の事故の防止

(2)改ざんおよび漏洩の防止

(3)個人情報の正確性および最新性の保持

(4)不要となった個人情報のすみやかな廃棄または消去

2.学長は前項の事務をはじめ、本規定に基づく業務を適切に執行するため、業務ごとに個人情報保護管理責任者を選任するとともに広範囲な安全対策措置を講ずる。

3.個人情報保護管理責任者は、業務に関係する教職員に対する情報セキュリティ対策として、個人情報に対するアクセス制限、アクセス管理及び監視を行う。

4.個人情報保護管理責任者は、業務マニュアルを定め、持ち出し制限や移動時の取り決め、暗号化等のプロセスを決め、全て申請・承認によって処理をすることを決めて、守らせる。

5.個人情報保護管理責任者は、業務に関係する教職員に個人情報を取り扱わせるに当っては、当該個人情報の安全管理が図られるよう、当該教職員に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

6.個人情報保護管理責任者は、業務に関係する個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人情報の安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

7.個人情報保護管理責任者は、第6条に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供してはならない。



(個人情報の利用制限)

第6条 教職員は、業務上収集した個人情報をその目的以外のために利用または提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときはこの限りでない。

(1)本人の同意があるとき。

(2)個人の生命、身体、健康に対する急迫の危険を避けるためにやむを得ないと認められるとき。

(3)教員および保護者の教育上、特段の必要性があるとき。

(4)法の定めがあるとき。

(5)学長または個人情報保護管理責任者が必要と認めたとき。

2.前号1から4の各号に該当して個人情報を利用または提供する場合、または緊急に対応した場合は、業務責任者はすみやかに個人情報保護管理責任者に届け出なければならない。



(個人情報に関する業務の学外委託)

第7条  個人情報に関する業務を学外に委託するときは、業務責任者は個人情報保護管理責任者の指導のもと委託業者との間で個人情報の保護に関する必要な措置をとらなければならない。



(収集の届出)

第8条 教職員は、新たに個人情報を収集するときは、あらかじめ次の事項について個人情報保護管理責任者に届け出なければならない。

(1)個人情報の名称

(2)個人情報の利用目的

(3)個人情報の収集の対象者

(4)個人情報の収集方法

(5)個人情報の記録項目

(6)個人情報の記録の形態

2.前項により届け出た事項を変更または廃止するときは、業務責任者は、あらかじめこれを 個人情報保護管理責任者に報告しなければならない。



(個人情報の開示)

第9条 学生は本学が保有する自己に関する個人情報の開示を請求することができる。

2.開示の請求があったときは、個人情報保護管理責任者は遅滞なくこれ開示しなければならない。ただし、その個人情報が、個人の選考、評価、判定、学生健康記録その他に関するものであって、本人に知らせないことが明らかに適当であると認められるときは、その個人情
報の全部または一部を開示しないことができる。

3.個人情報の全部または一部を開示しないときは、その理由を本人に通知しなければならない。

4.第1項に規定する請求は、学長に対し、本人であることを明らかにして、次に掲げる事項を記載した文書を提出することにより行う。

(1)所属および氏名

(2)個人情報の名称および記録項目

(3)請求の理由

(4)その他学長が必要と認めた事項



(個人情報の訂正または削除)

第10条 学生は、自己に関する個人情報の記録に誤りがあると認めたときは、前条第4項に定める手続きに準じて、学長に対し、その訂正または削除を請求することができる。

2.学長は前項の規定による請求を受けたときは、すみやかに調査のうえ、必要な措置を講じ、結果を本人に通知しなければならない。ただし、訂正または削除に応じないときは、その理由を文書により本人に通知しなければならない。



(個人情報保護に関する委員会)

第11条  本学に個人情報保護に関する委員会を置き、必要に応じ開催する。

2.委員会は、学長から委嘱された次の委員をもって組織する。

個人情報保護管理責任者、各学科専任教員・事務局職員若干名、その他学長が必要と認めた者。

3.委員会は、個人情報保護に関する次に掲げる事項を協議する。

(1)個人情報に関する苦情が発生したときの処理

(2)個人情報に関する調査研究、及び教職員に対する教育及び研修

(3)自己の個人情報に関し、第10条2項に規定する請求に基づいてなされた措置に不服がある場合の審査及び処理

(4)その他個人情報保護全般に関すること



(所 管)

第12条 本規則の所管は総務課とする。



付 則

第1条  この規則は平成17年9月14日から施行する。